值得学习的自我管理方式

时间管理(Time Management)就是用技巧、技术和工具帮助人们完成工作,实现目标。时间管理并不是要把所有事情做完,而是更有效的运用时间。时间管理的目的除了要决定你该做些什么事情之外,另一个很重要的目的也是决定什么事情不应该做;时间管理不是完全的掌控,而是降低变动性。时间管理最重要的功能是透过事先的规划,做为一种提醒与指引。

很多人要随着工作任务的变多才会开始做时间管理,其实时间管理是很日常且很重要的一种自我管理的方式,良好的时间管理可以让人高效的工作或者是处理别的事情。这是一篇很好的自我管理文章,在此分享给大家。

时间管理:永远跑在Deadline之前!

1、养成一次就把事情做好的习惯。有些事情一旦决定就无法回头,即使能挽回,也得花数倍力气调整,时间耗掉大半。“第一次就做对”是一种“预防”的心态,只要事前多花时间沟通,想清楚再动手,确立对的方向,若事后需要调整,就不会太过离谱。

2、掌握工作的轻重缓急。工作时间的运用要非常有效率,关键在于是否掌握了一天工作的“轻重缓急”,而非“先来的先做,后来的后做”。所谓“轻重缓急”,可依“紧急”、“重要”的程度,分为4个象限。首先,你得优先完成落在“重要且紧急”的事项,其次,想过一个有效、规律的生活,你必须在“重要不紧急”的第2优先象限中,放较多比例的时间,因为它强调“计划”与“预防”,容易助你成功。若你发现自己常被第3象限“紧急不重要”的琐事所困,你需要学会对不重要的事情说“不”,若第4象限“不重要不紧急”的项目花掉你太多时间,代表你不清楚想要什么,应该重新审视自己的目标设定。

3、“前半主义”法。既然排出了工作的顺序,日本效率专家松本幸夫在《戒掉你的加班病》书中提醒,你除了得为每个任务定出时间限制,还得奉行“前半主义”:“在时限的前半段就提前完成大半的工作。”例如,时限是“一天”,请在中午前提前完成;时限是“一周”,请在3天内提前完成,更长的时限,亦是以此原则类推。一旦你逼着自己在前半期提前完成大半的工作目标,后续不仅有充分调整的空间,心情也会比较轻松,更容易获得领导的正面评价。

4、一日之计在于“昨夜”。为增进工作效率,缩短进办公室的“热机”时间,前一晚就该制定隔天计划。每晚睡前,不妨将明天要达成的目标记下来,按重要程度编顺序。隔天一早,即可马上着手第1个目标,达成后再继续实现第2个目标,一路坚持做下去。

5、每天提早2小时上班。日本时间管理专家高井伸夫在《早上10点以前搞定工作》书中建议,早上1小时工作效率可抵下午的2、3个小时。因此,不妨往前挪两个小时,早上7点进办公室,既可避免塞车之苦,还能保有晨间不受打扰的时光,专心思考一天的工作,效率更佳。

6、活用零碎时间。无论是会议或业务拜访,难免有等待的零碎时间,不妨趁空档打个电话,扩展人际关係,反覆翻阅行事历,以免遗忘小事或约会,或在随身的小记事本,即兴记录一些想法,把握这个做计划、企划的好时机。

7、阻挡不必要的干扰。“专注”是忘却压力、发挥高效率最好的办法。工作中途遇到干扰时,例如当老板突然交办事情,或有临时会议召开,若非迫切到非得马上执行,不妨请求给予短暂时间,将手边事项收尾,以免回头又得旷日废时。另外,对于电话与电子邮件,不妨依公私或对象的重要性,在繁忙之际做一区隔,以减少不必要的干扰。例如,你可以申请2个行动电话号码或不同的帐号,以管理回覆的时机,好留出块状时间,让自己能专心处理要事。

8、用“异类组合法”增加干劲。在订立工作计划时,松本幸夫认为,要提高工作效率,可借不同类型的项目交替组合,避免同一工作聚焦太久,产生惯性疲乏。他建议,可以在“上午”和“下午”进行完全不同性质的工作内容,例如,上午用头脑,可以开会、收集资料,下午动身体,以会见客户为主等。

9、重要的“准备时间”不可省。松本幸夫发现,很多人为了省时,矫枉过正地把有助于工作效率的“准备时间”都省略掉,譬如,“简报前的预演”、“开会前与跨部门主管简单会前磋商”。事实上,这些简单的步骤,不仅能让会议更为顺畅,因磋商有了初步共识,还能避免会议过度冗长,或再三召开,浪费大家时间。

目标管理:以专案管理管好你的工作!

10、明确取得老板的书面指示。如果老板交派给你任务,只有口头说明,却没有太多指示,此时不妨以一个“专案负责人”的角色,试着明确取得老板给你的承诺,例如经过他核准的企划书,否则光靠口头说明,容易对结果产生认知上的差距,埋下冲突的种子。

11、把工作当牛排,由大变小。当了解需求后,松本幸夫指出,不妨将任务当作牛排,“切成可以直接入口的大小”,意思是把工作分割成可以快速完成的小型任务。一般而言,就是执行前所列的“工作分解结构”,其中“树状图”就是一例:先把第一层架构列出来,再列出每个项目下的细项,并写上预估交期,若牵动团队合作,各项分工还得标明负责人。

12、定期报告工作进度。订出计划进度后,切记一定要设里程碑,每星期或每天检查进度,查看是否按照原先设定的方向和目标走,如果没有,要修正或赶快补足,且得定时向老板报告,协助他掌握项目的进程,降低突发状况机率。

13、记录成功或失败的经验。每次的任务内容或许不尽相同,但却很容易从中找到相同的错误,或是可套用的成功通则,所以,不妨以专案管理结案时“归档”的概念,将这些宝贵的经验记下来,放进自己的笔记本里,未来将成为自己的“大补帖”,更能大幅缩短摸索的时间。

情绪管理:让自己变得更有弹性!

14、善用“杯子理论”。新竹市生命线协会总干事何宇欣以“杯子”来形容“抗压力”。他认为,当压力像水龙头源源不绝,好的饮食、睡眠、运动习惯,往往可以让杯子容量加大。另外,因工作型态趋于复杂,一人分饰多角成为常态,例如,在职场上既是主管、员工、专案负责人、供应商,回到家又得扮演父母、子女、照顾者的角色。由于每个角色背后都有对应的责任,在工作负担与时间压力交逼下,常会造成角色混淆、冲突,让人心力交瘁。何宇欣建议,可以运用“杯子理论”,把每个角色看作一个杯子,掌握“单纯化”的原则,不让角色重叠,就能避免压力像水一样满载。他举例,当下班回家路上,不妨透过自我暗示,练习丢掉公司的包袱,换上父母的角色,“等于更替了一个新的杯子承载压力,才不会将工作的情绪带回家庭,弄得生活一团乱。”

15、储备倾听的对象。平常就储备一些可以“倒垃圾”的对象,也是防止失控的好方法。要如何找到适合的倾听者,首先,最好往没有利益冲突或竞争关係的交友圈寻找,以免成为打击你的题材,铸下另一个“祸从口出”的压力源。其次,具备“诚恳有耐心”、“不急着反驳或否定你”、“不会太快给你建议”特质的人,才会让你畅所欲言。值得提醒的是,这一类的人,可以是另一半、亲友或网友,你平时是否付出关心,或有对等的回馈,才能换得长期支持的保证。

16、准备心情急救箱。坏情绪常会让人失去理智,新竹市生命线协会员工协助服务中心督导黄智仪建议,为了唤醒自己的正向经验,不妨在办公室的角落,准备一个“心情急救箱”。所谓“心情急救箱”就是以纸条的方式,贴在某个小角落,写着能让自己情绪好转的“药笺”,例如,“压力大时可以找谁”、“可以去吃什么美味”、“立刻送自己一束花”等。有了这些平日准备好的“提醒”,在危急时刻,常能发挥小兵立大功之效,帮自己暂度低潮。

17、立即离开高压场合。当焦虑与愤怒即将引爆时,何宇欣指出,立即先离开刺激源,出去走走,压力指数自然会下降。若对象是老板,无法说走就走,就用“注意力转移法”替自己戴上“心灵耳塞”,他笑说,七年级常有的“失神”,便是将情绪暂时抽离,面对高压也是不错的办法,毕竟在怒不可抑时处理问题,两造双方都在气头上,不仅不能解决事情,一旦冲突后果更难以收拾。

18、意见不合时要先站在对方立场想。人际沟通专家黑幼龙建议,当你和别人意见相左时,尤其是上司,不要直接把想法脱口而出,第1步应该要先表达你的“同理心”,表示你可以理解对方的想法,或为什么如此生气。第2步,和对方站在一起,表达过去自己的想法也和他一样,认为事情应该这样做。最后第3步,再把自己的想法讲出来。利用这种渐进沟通的方法,往往可以把你的意见顺利传达给对方,不会引起不悦。

19、找到专属的平静方法。关于不明所以的“闷”或“烦”,台大医院临床心理中心主任郑逸如指出,平日处于高压的上班族,非常需要在急速中,找到放慢自己的方法,才能从平静中找出失控的症结。她分析,听音乐、旅行、户外踏青、到有宗教意味的地点,都是获得平静的方式。虽然马拉松看似动态,但当从事的活动符合“规律、重复的动作”,皆能带来“稳定平静”,其中,最重要的是适合自己的步调,才会产生效果,所以,“这个平衡的工具,得从平常自己的喜好中寻找,”郑逸如强调。

20、自我暗示法。“当大脑放松之后,整个人也放松下来,这是由中枢影响到周边的原理,”郑逸如分析,当压力大到无法承受时,常用的“自我暗示法”即是由此原理而来。此方法是将注意力,由纷乱的思绪导引到自己的心跳、呼吸,感受手掌心的温度,因为身体功能是有节奏的,当你不再固着于某一点,而是自由的来回在内在不同的声音间,焦虑的感觉就会慢慢消失,静坐、冥想就是运用相同的道理。

21、运用“认知治疗法”恢复理智。郑逸如分析,人性中难免存有习惯夸大、扩大事情失败程度的习性。当你快被非理性情绪淹没时,不妨运用心理学大师贝克的“认知治疗法”,试着问自己3个问题:.当你这么想时,有没有客观证据支持?即使有了证据,还有没有其他可能性?若证据、可能性皆如自己所料,可以自问:“会有多糟?最坏的状况,要如何应付?”当你诚实面对,发现并非死路一条,就会很快排解高压带来的慌乱,开始理性地思考下一步。

22、在情绪低潮恢复生产力。许多人常会因为感情或突发的冲突,让一天或一周的工作停摆,此举不仅让办公室气氛紧张,更会让自己的能力受到质疑。因此,曾任美商3M、雅芳公私教育训练主管多年,现为业务销售顾问的王亚兰建议,在工作场合情绪来时,先试着静下心完成一件事情,就会有力气再去做第2件事。若实在难以控制,可采取“删除法”,暂时排除所有事情,让自己“放空”。不过,仍得设想备用方案,并缩短发泄时间,才能获得主管的谅解。

23、维持良好人际关系。王亚兰认为,由于工作时间占了一天的6成,情绪好坏常存于同事间的相处,所以,平日在人际关系投资不可少:当同事向你求救,你可以当他的及时雨。即使当下无法帮忙,也能替他想出变通方案,下次当你有多样紧急又重要的事得完成,他就可能在第一时间出手相助。另外,与人共事要尊重对方的时间,凡事守时、有效率,有了良好印象,若有合作机会,他便会优先排给你。

24、抱持好奇心看待差异。有时候人际之间出现冲突,是因为彼此个性相差大,看对方不顺眼,如果试着用另一种角度和眼光看待,也许就没那么气了。黑幼龙的妙方是,常对别人保持一颗“好奇心”,像很多“三、四、五”年级主管不喜欢“七年级”属下的工作方法或态度,但黑幼龙却特别喜欢找年轻人聊天,更深入了解他们的想法,就不会把焦点一直放在世代价值观的差异上,有时候甚至从谈话过程中得到许多灵感,反而有意外收获。

25、改变别人,不如先改变自己。工作的完成需要有很多人的共同参与,但是每个人习惯的工作方式都不一样,为使沟通更为顺畅,有时要改变别人,不如先改变自己。此举并非要全然弃守自己的“尊严”,而是在工作模式保持一定的“弹性”,平常互动时,多观察对方的工作习惯,找到彼此接受的合作模式,才能和谐相处、取得共识,让流程的进行可以更有效率,避免时间与资源的浪费。当你具备“利他”的精神,在团队中游刃有余,便能凸显你的能力与领导特质,不仅会受到同侪的欢迎,更容易获得老板的提拔。

难得有如此全面的自我管理的文章,其中很多自我调整的方法都很值得借鉴,特别是时间管理的方式,这只是一篇文章,但却比某些书说的内容都多,值得大家学习一下。



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“值得学习的自我管理方式”有1条评论

朱岫 | 2013-11-13 13:20 |
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值得借鉴