如何管理自己的电子邮件

应该如何管理自己的电子邮件,很多人都在抱怨每天的电子邮件堆积如山,处理起来难度很大。和邮件管理专家交流过之后,阅读了关于这方面的一些文章,然后分析了自己处理邮件的习惯。最后,总结出了以下内容,希望对大家有所帮助。

邮件沟通的效率和效果,取决于收发邮件两端的人,所以需要双方的配合才能处理的更高效。下面所讲述的是发送和接受电子邮件的流程,这些建议应该能够提高时间管理的效率。

针对电子邮件流程管理,下面列举的大多数建议包含的基本法则就是,如果想要通过更为高效的方式对自己的电子邮件进行管理,你还需要让别人也参与进来。对于有些建议,你可能在处理邮件的时候不需要通知接受邮件的人;但是,对于另外一些建议,如果你告诉对方事情的真相,并且向他们解释具体的原因,这样效果可能更好。

1.找出一天中处理电子邮件的最佳时间,然后严格遵守这个时间——让这个时间成为你固定的“邮件时间”

想一下自己一天中,到底哪个时间段才是头脑最清楚、最富有创造力的,想出来了吗?处理邮件一定不要占用这部分时间。对于我们中2/3的人来说,早上是我们状态最好的时间,而午饭之后是我们工作效率最低的时间。

对于大多数邮件来说,进行回复的时候不需要任何创造力,也不需要任何思考。也就是说,处理邮件的最佳时间就是午饭之后。这样,你整个早上就可以空闲出来,从事最需要创造力,或者最充满挑战性的管理工作。

★如果你使用的是Outlook邮箱(或类似的邮件系统),将默认设置改成自己的日历或任务列表,而不是自己的收件箱;

★如果每进来一封邮件,系统就会自动弹出提示或响起提示声音,把这些功能关掉。

这两件事情就可以帮助你严格遵守自己的每日邮件时间。

一定要记住,纸质信件每天才来一次,所以为什么不把所有形式的邮件都一视同仁呢?一定要忍住,不要来一封邮件就处理一封。一定要严格遵守自己的“邮件时间”。不过这点因人而异,对于那些业务繁忙的人来说一天一次可能有点少,那就一天两次,多了就会把工作节奏打乱。

同时,如果将自己的邮件处理时间告诉他人,尤其是那些会经常给你发邮件的人或你的团队成员,这会让他人也开始主动配合你,这样就能大大提高处理邮件的工作效率。

2.划出固定的时间长度来处理自己的邮件

确定自己每天需要多少时间来处理自己的电子邮件,一定要看看自己现在需要多少时间。当然,我们每天需要的时间会各不相同,因为这个时间完全取决于我们收到的邮件数量。为了更好地管理自己的邮件,尝试着每天少用5分钟,直到你觉得自己已经足够高效为止。这个最终时间就是你每天应该用来处理邮件的时间。

3.每读一封邮件就处理一封,不要看完整个邮件箱里的邮件再开始回复

首先浏览一下自己收件箱中的邮件主题,如果有些邮件相互之间存在着一定的联系,首先从这些邮件入手。

如果不是这样,按照顺序打开每一封邮件,然后开始进行必要的处理。不要把自己收件箱中所有的邮件都从头到尾读一遍,才针对某些邮件开始回复。这种利用时间的方法效率很低,因为如果你想要回复的时候,还需要重新再读一遍。如果你一封一封地处理每一封邮件,即刻采取必要措施,这就意味着:

★马上对发件人给予回复(这是比较理想的状况);

★如果想要回复对方需要进行少量的其他工作,马上着手去做;

★如果处理这封邮件需要进行大量的工作,马上给予对方回复,告诉对方你什么时候会将相关事宜处理好。然后把这项工作放在自己的日程上,接着马上开始处理下一封邮件。

按部就班地处理每一封邮件,会保证你的收件箱里没有未读邮件。下面介绍的是按顺序处理每一封邮件的最佳方法,可以用“4个D”来概括:

★做(Do),也就是马上采取行动;

★分配(Delegate),也就是将这封邮件转发给其他工作人员,要求对方采取行动;

★记录(Diary),回复对方邮件,然后记录下来,稍后进行跟进;

★删除(Delete)。

下次再打开自己收件箱的时候,使用“4个D”的方法来处理每一封邮件。

?4.每天把所有的邮件都处理完

在每一天结束的时候,保证自己的收件箱没有任何未读邮件。这样你第二天就可以重新开始了。把自己的收件箱用做文件保存系统是非常没有效率的事,坚持每天处理所有的邮件,不仅可以变得更有效率,而且让你在一天结束的时候,对自己处理邮件的能力信息十足(从我最开始写这一章开始,就一直在使用这条建议,对我来说,它很管用)。

5.给某些人直接打电话,不要浪费时间写邮件

如果收到的邮件是需要和对方讨论才能做出回复的,尝试着给对方打电话,而不是写邮件。真正和对方直接进行谈话会取得出乎意料的效果。这样做同时还能够帮你建立和同级管理者、同事、客户及其他人之间的联系(也许通过打电话还可以提醒对方,有时候也要让电话派上用场)。

如果你的联系人有以下几种特征,那么和他们电话沟通是很好的选择:

★对方和你在一个办公楼里工作;

★你已经很长时间没有和对方沟通过了;

★对方一般会花费很长的时间来回邮件。

如果你时不时地给对方打个电话,他们很可能在下次因为某事需要和你进行讨论的时候,直接给你打电话,而不是花时间给你写邮件。

顺便问一句,你邮件的末尾信息是不是包含你的电话号码?如果你想让别人时不时地也给你打个电话,他们至少需要知道你的电话号码,才能联系上你。

 

部分内容摘自网络文章,观点仅供参考。



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“如何管理自己的电子邮件”2 条评论

尾巴 | 2013-11-30 19:49 |
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学习了

PeterZhou | 2013-12-8 06:48 |
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有没有好的邮箱客户端推荐?好的工具也能帮助很好的管理邮件