浅谈项目、任务和事件三者的区别

很多时候,项目、任务和事件三者之间都不能很好的区分开,特别是项目和任务,往往在做管理系统的时候,设计初衷是事件管理系统,做着做着就变成了任务管理系统,再完善一下就变成了项目管理系统,结果做出来的系统完全背离了初衷,到用的时候发现只是用到了其中很小的一部分功能,那一般要怎么来区分这三者呢?严格意义上来讲,三者还是相互关联的,并不是没有任何关系的。

??? 美国项目管理协会(Project Management Institute, PMI)认为项目是一种被承办的旨在创造某种独特产品或服务的临时性努力。一般来说,项目具有明确的目标和独特的性质:每一个项目都是唯一的、不可重复的,具有不可确定性、资源成本的约束性等特点。 也即项目是指在一定的约束条件下(主要是限定时间、限定资源),具有明确目标的一次性任务。项目侧重于过程,它是一个动态的概念,例如可以把一条高速公路的建设过程视为项目,但不可以把高速公路本身称为项目。那么到底怎样的活动才可以称为项目呢?安排一个演出活动;开发和介绍一种新产品;策划一场婚礼;涉及和实施一个计算机系统;进行工厂的现代化改造;主持一次会议等等这些都可以称为项目。

??? 项目的定义包含三层含义:第一,项目是一项有待完成的任务,且有特定的环境与要求;第二,在一定的组织机构内,利用有限资源(人力、物力、财力等)在规定的时间内完成任务;第三,任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标等要求。这三层含义对应这项目的三重约束–时间、费用和性能。项目的目标就是满足用户在时间、费用和性能(质量)上的不同要求。

??? 一般来说,项目具有如下的基本特征:1、明确的目标。项目执行的结果只可能是一种期望的产品,也可能是一种所希望得到的服务,或者是用户要求所达到的某种目的结果。2、独特的性质。即每一个项目都是唯一的,项目和项目之间不存在重合的地方,比如一个项目里面的一个里程碑节点,不会同时在两个项目里面出现。3、资源成本的约束性。每一项目都需要运用各种资源来实施,而资源是有限的。如项目预算,项目设备等都是有限的。4、项目实施的一次性。项目不能重复,也不会重复执行同一个项目。5、项目的确定性。项目必有确定的终点,在项目的具体实施中,外部和内部因素总是会发生一些变化,当项目目标发生实质性变动时,它不再是原来的项目了,而是一个新的项目,因此说项目的目标是确定的。6、特定的委托人。一般是项目结果的需求方,也可能是项目实施的资源提供者。7、结果的不可逆转性。不论结果如何,项目结束了,结果也就确定了。

??? 任务通常指所接受的工作,所担负的职责,是指为了完成某个有方向性的目的而产生的活动。任务有明确的执行目标和执行人,相比于项目,任务侧重于结果,也会有时间的约束性,比如需要在某个特定的时间段内完成某项任务。前面所说的一条高速公路的建设过程视为项目,但完成这条高速公路的建设就视为任务了,注意表述上的区别,一个看重过程,一个看重结果。因此可以称为任务的活动就是要带结果的描述,比如完成一个演出活动;新产品的开发;婚礼策划;计算机系统实施;工厂的现代化改造;会议主持等等都可称为任务。

??? 项目是多元的组合,里面包含了任务,比如项目的里程碑,其实就是为了完成里程碑的目标而进行了一系列任务,这点由项目的三层含义中也可以看出来。任务不是唯一的,同一个任务可以多次执行,即可以有周期性的任务,在不同的时间段或者不同的环境下为了达到相同的目的而执行同一个任务。任务里面可以嵌套任务,即一个主任务下面可以细分成若干个子任务,由这些子任务的完成结果组成为主任务的完成结果。任务也有明确的目标,本身任务就是为了完成某个目标而产生的活动,有特定的任务委托人,结果是可预期的,任务完成了,结果也就达到了。一般的任务都会指定执行时间,在特定的时间段内进行考核,如若在任务执行当中目标发生变化,也就变成了一个新的任务。从这些可以看出项目和任务之间的共同点和差别。

??? 事件一般是临时突发的,不可预期的,需要快速响应处理的一类活动,事件与项目,任务的显著区别就是事件是没有明确的目的的,完全不可预期。但是事件可以称为任务和项目的一个很好的补充,当某一类事件频繁发生的时候,就需要建立一个任务去彻底解决这个问题,当事件的影响范围比较大的时候,可以建立一个项目去处理这个事件所产生的影响。正因为这样,所以一般都很重视事件的管理。事件的定义比较不确定,一般像婚礼过程中的停电;计算机系统突然蓝屏等可称为事件。

??? 事件的显著特性就是其临时性和突发性,可能并不会经常发生,只是偶然性,以致不可预期。事件不会有事件委托人,不过一般会有事件提交人或者事件发现人,除此之外,事件需要快速的响应处理,不想项目和任务可能会有一个比较长的时间段,事件的时间约束性很强,当天的事件一般当天就得处理掉。

??? 说了这么多,最后在举个例子来说明三者的区别吧,完成吃一条鱼的过程是一个项目,把鱼吃完是一个任务,这个任务也可拆分,比如先吃鱼头,再吃鱼尾,中间突然被鱼刺卡住了则是一个事件。现在一般都很重视事件管理,任务管理和项目管理,如何能对三者进行很好的区分,则对三者管理会有很大的帮助。



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